IMA'DIFF MEDIACTIVE DIGITAL apporte du bien-être au CSE de SAFRAN
Pour mieux gérer les séjours, les activités sportives et culturelles des salariés de Corbeil, le Comité Social et Economique de Safran s’appuie sur un développement sous Claris FileMaker.
« Nous devons faire circuler rapidement et simplement des données fiables et de qualité entre nos services. Chaque nouvelle version de l’application apporte davantage d’interfaces et d’interactivité. A l’écoute de nos attentes, l’équipe d’IMA'DIFF MEDIACTIVE DIGITAL est réactive et efficace », apprécie Carine Persyn, la directrice du Comité Social et Economique de SAFRAN à Corbeil.
Gérer de multiples activités
La directrice du CSE pilote une équipe de 25 personnes focalisées sur les activités extra-professionnelles de 3 500 salariés, un village entier situé entre les communes d’Evry et de Corbeil, à 30 km au sud-est de Paris.
L’outil de gestion doit fournir deux valeurs essentielles : des accès sécurisés aux données et des services à la fois conviviaux et collaboratifs. « Nous exploitions de nombreux fichiers dispersés, et nos échanges n’avaient rien d’intuitif. A présent, chaque utilisateur comprend le fonctionnement du programme sans formation, tous les modules suivant une même logique. »
Héritière de la SNECMA, SAFRAN construit des moteurs d’avions civils et militaires. Dès 1966, le Comité d’Etablissement accompagne le démarrage de l’usine de Corbeil. Quelques chiffres aident à cerner sa dimension actuelle : le CSE gère 17 Millions Euros d’activités tout au long de l’année. Il perçoit 9,5 Millions d’Euros de subventions, soit 5,2% de la masse salariale locale.
« A eux-seuls, les séjours de congés génèrent 10 000 dossiers par an et déclenchent l’édition de quatre catalogues annuels. Ils représentent un bon tiers de l’activité du CSE. Un petit tiers concerne la restauration d’entreprise sous-traitée à API Restauration avec 2 800 couverts servis par jour faisant l’objet d’audits mensuels. Le tiers restant regroupe la salle de sports, les activités de bien-être et sociales, les fêtes, la billetterie de spectacles, ses 4 500 factures et 7 500 ventes par an », précise Carine Persyn.
Par conséquent, les deux modules principaux développés par IMA'DIFF MEDIACTIVE DIGITAL déterminent les droits aux subventions de chaque salarié chaque année selon la réglementation fixée par la direction du CSE en début d’année, puis suivent les dossiers depuis leurs inscriptions aux séjours et aux abonnements aux centres de loisirs jusqu’à leurs règlements. Six autres modules assurent la gestion des activités culturelles, celle des activités sportives et la comptabilité où les factures sont générées de façon automatique et les billets de transport remboursés lorsque le salarié en fait l’avance. Enfin, un dernier module permet d’avoir une vision globale sur toute l’activité du CSE générant des rapports statistiques détaillés, ainsi de fournir un outil d’aide à la décision des réglementations de l’année suivante.
Prestations suivies en ligne
Afin de faciliter le suivi des prestations délivrées à chaque salarié et à ses proches, tous les employés du site sont enregistrés dans l’application. Après authentification, chaque salarié dispose, sur son navigateur Web, du récapitulatif de ses droits, de ses jours de congés, de ses ayants-droits, de leurs droits et de la liste de ses achats auprès du CSE. Il peut vérifier la disponibilité des livres, CD, dvd et revues qu’il souhaite emprunter et visualise chacun de ses emprunts en cours ainsi que les jours restants avant leur restitution.
Dès que le CSE est prêt à lui remettre des coupons, billets commandés ou des chèques vacances commandés, il reçoit une alerte sur son smartphone, ce qui évite des relances téléphoniques et réduit les files d’attente.
Depuis l’été 2019, il peut payer en ligne ses factures, commander des chèques vacances et des coupons sports directement, ce qui offre un nouveau gain de temps supplémentaire et décharge le service comptabilité.
Gains d’efficacité et de qualité
Quotidiennement, les 25 employés du CSE accèdent aux neuf modules fonctionnels selon leurs droits sur l’application. Délivrer trop d’informations pourrait nuire à la productivité d’équipe ; chaque utilisateur ne voit donc que les menus, traitements et données nécessaires à l’exercice de son métier.
Des contrôles de saisie et de validation des données aident à garantir le respect strict des règles de gestion, évitant les erreurs d’octroi de subventions. Et la traçabilité concerne chaque mise à jour de données.
Soumis à de fortes saisonnalités, le CSE a choisi de déployer l’application en mars 2017 avant d’implémenter ses premières évolutions en septembre de la même année.
Après deux années d’usage, le bilan s’avère positif :« La feuille de route est bien respectée. Nous avons gagné en efficacité grâce à l’accessibilité qui structure tout l’outil. Nous trouvons plus facilement l’information et nous avons moins de tâches manuelles à effectuer. »
Plus d’interfaces pour plus de productivité
Finies les saisies multiples. L’application développée et maintenue par l’équipe IMA’DIFF MEDIACTIVE DIGITAL facilite l’émission rapide des chèques vacances, des billets de spectacle, des coupons d’activités sportives ainsi que la facturation des séjours.
Les services du CSE peuvent suivre les données comptables directement dans le logiciel qui offre des fonctions d’export vers le progiciel Sage et vers celui du restaurateur.
La base de données retient des informations textuelles, les copies numérisées de passeports et de relevés d’identité bancaire pour fluidifier la commande de séjours. Chaque mois, la direction de SAFRAN procure au CSE un fichier reflétant l’évolution des effectifs pour une prise en compte immédiate dans l’application. L’impression des cartes individuelles plastifiées s’effectue directement depuis la base de données.
Le module de statistiques facilite la prise de décision. Il est consulté notamment pour la sélection des séjours subventionnés de l’année suivante et lors d’arbitrages nécessaires.
Les pré-réservations sont désormais possibles pour tous types d’inscription, ce qui assure des ventes anticipées et procure au salarié des prestations au meilleur tarif.
Les dernières évolutions de l’application développée sur mesure concernent l’extranet. Sur son écran, le salarié peut confirmer ses inscriptions et séjours, payer en ligne et commander des chèques vacances ou des coupons sports sans avoir à faire la queue lors de sa pause déjeuner. Cela limite l’affluence des salariés devant les bureaux du CSE, en particulier avant les périodes de congés.
