L'entreprise
Channels est un spécialiste de la transaction de pharmacies. L'entreprise évalue et optimise les dossiers de vente et d'acquisition d'officines, en soignant les aspects juridiques et financiers.
Le projet
Fédérer et partager les données des agents commerciaux couvrant l'ensemble de l'Hexagone. Planifier et suivre un nombre croissant de transactions, sans oublier aucun prospect ni aucun de ses critères de sélection.
La solution
Bâtir un outil de pilotage clair des activités autour de la base de données FileMaker. Optimiser le suivi des dossiers à l'aide de traitements et de rapports pertinents. Publier une partie des données sur Internet.
Les bénéfices
Visibilité et souplesse dans le travail de la direction et des employés de Channels. Gain de temps au travers des automatismes de mise en relation, des calculs de commissions et des rapports d'activités. Evolutivité avec de prochains services extranet devant compléter ces acquis importants.
En details
"Convivialité, cordialité et disponibilité sont trois qualités précieuses. Je les retrouve dans l'équipe Ima'Diff, à chacun de mes contacts. Chaque employé démontre un vrai sens de l'accueil. Nous travaillons tard le soir. Les développeurs d'Ima'Diff aussi. Ils sont réactifs, sympathiques et toujours disponibles", savoure Marie-Gabrielle Tingaud, la Directrice Générale de Channels. Jeune mère hyperactive, elle supervise les transactions de pharmacies en France, depuis son bureau parisien. La mise en relation de vendeurs et d'acquéreurs impose d'aller vite à l'essentiel avec une obligation de résultat puisque Channels et ses négociateurs sont rémunérés à la commission. Dans ce contexte, l'informatique en réseau procure un gain de temps appréciable. La gestion de la relation avec les clients passe par un suivi rigoureux des contacts professionnels et des bilans de chaque officine. "Les interfaces utilisateurs conçues par Ima'Diff restent simples et ludiques pour l'utilisateur", observe la directrice. Pour masquer la complexité de la logique métier, l'application retient le logiciel FileMaker. Du coup, Channels bénéficie d'une authentification précise des utilisateurs en plus d'une notion de groupes aux privilèges distincts. Le développement d'Ima'Diff apporte une fonction complémentaire de traçabilité des transactions : "On peut retrouver rapidement la dernière personne qui a modifié une relation, c'est à dire celui ou celle qui a transformé un titulaire en vendeur ou en acheteur, ou qui a apporté une modification au suivi des clients après concrétisation. Tout est mémorisé dans une base de transactions", explique le chef de projet.
Un suivi plus fin des activités
Accessible sur Mac comme sur PC, la base de données est consultée et mise à jour par 27 collaborateurs couvrant l'ensemble du territoire national. Les prospecteurs vérifient l'environnement de l'officine tandis que le back-office examine les bilans existants et prévisionnels pour compléter l'étude de marché. En amont, il faut planifier les étapes et coordonner les démarches, notamment auprès des banques et des assurances, sans négliger aucun critère de sélection du client. "La base de gestion m'aide à mettre à plat les informations et à sortir des documents toujours propres et justes. C'est un excellent outil de pilotage qui autorise, en outre, le changement de stratégie commerciale", explique la cofondatrice de Channels. De nombreux états statistiques l'aident à extrapoler jusqu'au coût des appels, à comparer entre elles des journées ou à dresser un parallèle entre l'activité tracée et la comptabilité. Entre autres traitements, le calcul des commissions s'effectue en moins de trois heures maintenant, contre une journée auparavant. Un autre script aide la directrice à cibler les relations entre les acheteurs et les vendeurs. L'automatisation des tâches permet, en outre, de diffuser des connaissances jadis cantonnées sur chaque territoire. Début 2006, Channels confie à Ima'Diff la refonte de son site Web www.channels.fr. La publication des offres de transactions d'officines s'effectue désormais automatiquement à partir de la base de données FileMaker.
La génèse d'un projet de réorganisation
Dès le démarrage de l'entreprise Channels, au début des années 1990, des échanges bureautiques ont accompagné les premières transactions de pharmacies. Les logiciels retenus - Ragtime et le tableur Excel sur Macintosh - convenaient aux traitements encore manuels comme au volume d'affaires. Mais, faute de liaison entre ces fichiers, l'activité manquait de cohérence vis à vis des référentiels juridiques et du répertoire des clients. Il fallait bâtir un historique des pharmaciens, pour ne pas répéter l'information sur plusieurs documents et pour éviter les erreurs, liées aux homonymes notamment. Cet effort de centralisation des connaissances a démarré en 1998, par l'achat du logiciel FileMaker sensé alors servir 12 utilisateurs autour d'un fichier commun. "Encore fallait-il trouver la bonne personne pour bâtir les automatismes d'une véritable application de gestion de données. Notre premier développeur est parti vivre à Toulouse, ce qui a mis notre projet en sommeil durant plusieurs années", retrace Marie-Gabrielle Tingaud. Lorsqu'elle reprend les choses en main, elle rencontre sept sociétés de développement et envisage même, en 2003, de basculer vers une autre base de données. "J'ai examiné des solutions sous 4D, mais ce que j'ai vu exigeait de multiples clics pour retrouver l'information. Ima'Diff s'est distinguée par son accueil et par ses réalisations Intranet-Internet, dans de nombreux domaines différents. Ils ont su faire évoluer notre solution FileMaker, conformément à nos règles internes, avec des échanges et une réflexion permanente", mesure la directrice.
